اهداف یادگیری
- آشنایی با مدیر سیستم پیام‌گستر
- بررسی مهارت‌های فردی مدیر سیستم
- بررسی وظایف مدیر سیستم
موفقیت در مدیریت سیستم‌ها
در دنیای پرشتاب و رقابتی امروزی، نقش مدیران سیستم‌ها یا همان ادمین‌ها در سازمان‌ها بسیار حیاتی است. با توجه به اینکه هر سازمان، وابسته به ابعاد آن، ممکن است از یک یا چند نرم‌افزار برای مدیریت اطلاعات و فرآیندهای خود استفاده کند، انتخاب مدیر یا مدیران هر یک از این سیستم‌ها نقش مهمی در بهره‌وری در سازمان دارد. آن‌ها به عنوان ستون اصلی در مدیریت و بهره‌وری از فناوری‌های پیشرفته، مسئول حفظ امنیت داده‌ها، تسهیل کارایی کاربران و توسعه مستمر سیستم‌ها هستند. در مورد پیام‌گستر، مدیریان سیستم نقشی فراتر از استقرار دارند و باید با نیازسنجی، پیاده‌سازی و نگهداشت سیستم در مسیر موفقیت سازمان در استفاده از نرم‌افزار گام بردارند.در این بخش به بررسی ویژگی‌ها و مسئولیت‌های مدیر سیستم پیام‌گستر می‌پردازیم و راهکارهایی برای افزایش کارایی و بهبود عملکرد در این نقش را بررسی می‌کنیم. پیش از هر چیز، بیایید ببینیم مدیر سیستم کیست.
مدیر سیستم که ممکن است آن را با عنوان ادمین نیز بشناسید، یک نقش عملیاتی است که با پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی و نگهداشت نرم‌افزار امکانات لازم جهت استفاده مناسب از نرم‌افزار را برای کاربران فراهم می‌آورد. مدیران سیستم باید دید جامع و یکپارچه‌ای به اکوسیستم مورد نظر (سازمان خود) داشته‌باشند، بتوانند نیازهای آن را به درستی شناسایی کنند، برای آن‌ها راهکار ارائه کنند و راه‌حل مورد نظر را در سیستم پیاده‌سازی نمایند. البته کار مدیر سیستم به اینجا (استقرار نرم‌افزار) ختم نشده و با نگهداشت و ارتقاء سیستم به صورت مستمر ادامه می‌یابد. با توجه به پویایی سیستم‌های CRM و پیشرفت‌هایی که در این زمینه اتفاق می‌افتد، مدیران سیستم با فرصت‌های متعددی برای پیشرفت روبرو هستند.
مهارت‌های مدیر سیستم
یکی از مهم‌ترین نکاتی که هنگام انتخاب مدیر سیستم باید مد نظر داشته‌باشید، مهارت‌های فردی او است. مدیر سیستم علاوه بر دانش‌هایی در حوزه داده، فرآیند و و صنعت کاری شما، باید دارای یک سری مهارت‌های فنی و غیرفنی باشد. فراموش نکنید که برای داشتن یک نرم‌افزار کارآمد، انتخاب مدیر سیستم مناسب، پس از انتخاب نرم‌افزار مناسب، اولین شرط موفقیت است. یک مدیر سیستم مناسب، باید دارای مهارت‌هار فردی زیر باشد:
- مهارت‌های ارتباطی: مدیر سیستم باید بتواند با ذینفعان تجاری، فنی و کاربران ارتباط موثر داشته‌باشد. این ارتباط می‌تواند در کیفیت طراحی، پیاده‌سازی و اجرای پروژه (استقرار نرم‌افزار) نقش به‌سزایی دارد.
- حل مسئله: مدیر سیستم در طول فرآیند پیاده‌سازی و نگهداشت سیستم، با چالش‌ها و مسائل مختلفی روبروست که برای حل آن نیاز به مهارت‌های حل مسئله دارد. بنابراین، توانایی تحلیل، بررسی و ارائه راهکار مناسب برای مدیر سیستم الزامی محسوب می‌شود.
- تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها: با توجه به اینکه نرم‌افزار CRM در هر سازمانی یکی از اصلی‌ترین منابع/پایگاه‌های داده در آن سازمان محسوب می‌شود، مدیر سیستم می‌تواند نقش قابل توجهی در تمیز نگه داشتن این داده‌ها داشته‌باشد. از طرف دیگر، مدیر سیستم می‌تواند با استفاده از این داده‌ها، گزارش‌های تحلیلی متفاوتی در اختیار تصمیم‌گیرندگان و کاربران سازمان قرار دهد. تشخیص داده‌های مورد نیاز و پیاده‌سازی فرآیندها به نحوی که قابلیت جمع‌آوری این داده‌ها را داشته‌باشند، از مهارت‌های مدیر سیستم محسوب می‌شود.
- ذهنیت طراحی: مدیر سیستم، نقش به‌سزایی در کیفیت تجربه‌ی کاربران (در استفاده از نرم‌افزار) و همچنین پشتیبانی مدیران از CRM دارد. ذهنیت طراحی مناسب به مدیر سیستم این امکان را می‌دهد که این پلتفرم را متناسب با سازوکار سازمان، به صورت یکپارچه و کارآمد پیاده‌سازی کرده و تجربه‌ی جامع و رضایت‌بخشی را برای کاربران و ذینفعان ایجاد کند. ذهنیت طراحی در استفاده بهینه از نرم‌افزار نقش چشم‌گیری دارد.
- مدیریت پروژه: مدیر سیستم هم در فاز پیاده‌سازی اولیه، هم در فاز نگهداشت سیستم درگیر پروژه‌های مختلف خواهدبود. برنامه‌ریزی و نظارت درست بر پروژه‌ها به شما این امکان را می‌دهد که هر پروژه در بازه زمانی معیین، در چارچوب بودجه مشخص شده و با معیارهای مورد نظر پیاده‌سازی می‌شود.
- یادگیری مستمر: مدیر سیستم باید بتواند به صورت مستمر خود را همگام با فناوری‌های مورد استفاده ارتقاء دهد. یادگیری مستمر مدیر سیستم ارتباط مستقیمی با سطح استفاده از قابلیت‌های نرم‌افزار دارد.
وظایف کلیدی مدیر سیستم
حال که با مدیر سیستم و ویژگیهای شخصیتی او آشنا شدید، وقت آن است که نگاه دقیق‌تری به وظایف مدیر سیستم داشته‌باشیم.
۱. مدیریت کاربران و دسترسی‌ها
یکی از وظایف مهم مدیر سیستم پیام‌گستر، مدیریت کاربران و حساب‌های کاربری آنان است. او همچنین باید مطمئن شود که آن‌ها به ابزارها و منابعی که برای انجام کارهای خود نیاز دارند، دسترسی داشته‌باشند. این وظیفه شامل مدیریت پروفایل‌ها، تعیین نقش‌ها، و پیکربندی مجوزها و دسترسی‌ها برای هر کاربر می‌شود. فراهم‌سازی یک محیط کاربری امن و کارآمد که در آن کاربران بتوانند به راحتی وظایف خود را انجام دهند، تاثیر مستقیمی بر کارایی و بهره‌وری سازمان دارد.
یک ادمین موفق باید همواره با کاربران و ذینفعان سازمان در ارتباط باشد و نیازهای آن‌ها را به درستی درک کند. همان طور که در بخش مهارت‌ها به آن اشاره شد، ایجاد ارتباطات موثر با تیم‌های دیگر برای ادمین بسیار مهم است. چرا که اینگونه می‌تواند نیازهای آن‌ها را شناسایی و اطمینان حاصل کند که نیازهای کاربران به درستی برآورده می‌شود. مدیریت کاربران نه تنها یک وظیفه فنی، بلکه یک مسئولیت مدیریتی است که به تعاملات مثبت و سازنده میان ادمین و کاربران وابسته است.
۲. حفظ امنیت داده‌ها
در دنیای دیجیتالی امروز، امنیت اطلاعات یکی از اساسی‌ترین چالش‌های هر سازمانی است. مدیر سیستم پیام‌گستر می‌تواند نقش مهمی در حفاظت از داده‌های حساس کاربران و سازمان داشته‌باشد. نرم‌افزار پیام‌گستر رویکردهای امنیتی مورد نیاز را مطابق با استانداردهای قوانین حاکم بر فناوری اطلاعات در طراحی و اجرا در نظر گرفته و قابلیت‌های مختلفی را برای مدیریت محرمانگی اطلاعات و دسترسی کاربران به نرم‌افزار در اختار شما قرار می‌دهد (برای اطلاعات بیشتر می‌توانید راهنمای ویژگیهای امنیتی پیام‌گستر را مطالعه نمایید).
تنظیم دقیق نقش‌ها و سمت‌های کاربران به‌گونه‌ای که هر فرد تنها به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته‌باشد، یکی از روش‌های اساسی در حفظ امنیت ومحرمانگی اطلاعات به شمار می‌رود. اما موضوع به همین جا ختم نمی‌شود. مدیر سیستم با تنظیم درست شرایط نشست کاربران، الزامات امنیتی رمز عبور و همچنین مدیریت حساب‌های کاربری پرسنلی قطع همکاری خود را با شرکت اعلام می‌کنند، می‌تواند سهم خود را در حفظ امنیت داده‌های سازمان ایفا کند.
۳. مدیریت اطلاعات و ارائه گزارش‌های کاربردی
در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، داده‌ها به عنوان یک دارایی کلیدی در نظر گرفته‌می‌شوند. داده‌های دقیق و باکیفیت می‌توانند به بهبود تصمیم‌گیری‌ها، افزایش کارایی فرآیندها، و بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کنند. ادمین پیام‌گستر باید با اعمال تنظیمات لازم، ایجاد ساختار و دسته‌بندی‌های کاربردی، پاک‌سازی داده‌ها و همچنین آموزش صحیح و ایجاد عادات کاری پایدار، نقش خود را در ایجاد یک پایگاه داده تمیز و قابل استناد ایفا کند.
همچنین، ارائه گزارش‌های دقیق و داشبوردهای تحلیل داده، یکی از ابزارهای کلیدی برای تصمیم‌گیری مدیران و ذینفعان سازمان است. مدیر سیستم باید داشبوردها و گزارش‌های سفارشی‌سازی شده‌ای را طراحی کند که نه تنها داده‌ها را به شکل بصری و ساده نمایش دهد، بلکه با اهداف استراتژیک سازمان نیز همسو باشد.
۴. ایجاد و شخصی‌سازی آیتم‌های مورد نیاز
پیام‌گستر به صورت پیش‌فرض، آیتم‌های کاربردی را در حالت استاندارد به کاربران خود ارائه می‌دهد. بدیهی است که آیتم‌های پیش‌فرض به منظور انطباق حداکثری با ملزومات سازمات، نیازمند شخصی‌سازی می باشد. ایجاد انواع فرم‌ها، انواع اسناد مالی و غیرمالی و همچنین بستر استفاده از این آیتم‌ها به عهده‌ی مدیر سیستم می‌باشد. مدیر سیستم با شناسایی نیازهای واخدهای مختلف سازمان، می‌تواند آیتم‌های مورد نیاز را ایجاد و شخصی‌سازی کرده و در دسترسی کاربران قرار دهد.
۵. مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندها
شناسایی، بهینه‌سازی، پیاده‌سازی و نگهداشت فرآیندهای سازمانی از جمله وظایف مهم مدیر سیستم می‌باشد. مدیر سیستم باید با درک نیازهای واحد مختلف سازمان و همچنین شناسایی سازوکار فعلی آن‌ها، بهینه‌سازی و بهبود فرآیند، چرخه‌های کاری مورد نیاز را در نرم‌افزار پیاده‌سازی کرده و تا حد امکان در راستای اتوماسیون فرآیندها قدم بردارد. به خاطر داشته‌باشید که مدیر سیستم (بر خلاف مدیر واحدها) جزء معدود افرادی است که به فرآیندهای سازمانی دید کلی داشته و می‌تواند در یکپارچه‌سازی آن‌ها نقش اساسی داشته‌باشد.
۶. مدیریت محصولات و انبارها
نرم‌افزار CRM بستری برای مدیریت فرآیندهای خرید و فروش است. در نتیجه مدیریت محصولات و به‌روزرسانی آن‌ها نقش مهمی در رضایت کاربران و خروجی حاصل خواهدداشت. مدیریت محصولات نه تنها در تجربه‌ی کاربری کارشناسانی که با مشتری در ارتباط هستند تاثیر مستقیم دارد، بلکه می‌تواند بر صحت مانده حساب‌ها، موجودی انبار، قیمت‌های اعلامی و مسائل متعدد دیگر نیز اثرگذار باشد.
۷. به‌روزرسانی و نگهداشت نرم‌افزار
با وجود اینکه امور فنی مرتبط به به‌روزرسانی نرم‌افزار از طرف تیم پشتیبانی پیام‌گستر مدیریت می‌شود، مدیر سیستم در زمان انتشار هر نسخه‌ی جدید و به‌روزرسانی نرم‌افزار، وظایف خود را دارد. علاوه بر آماده‌سازی سازمان برای به‌روزرسانی نرم‌افزار (مثل مدیریت و هماهنگی زمان به‌روزرسانی)، شناخت قابلیت‌های جدید نرم‌ازفزار، بهره‌گیری از آن‌ها برای استفاده بهتر و معرفی قابلیت‌های جدید به کاربران از جمله مسئولیت‌های مدیر سیستم در این زمینه محسوب می‌شود. به‌روزرسانی‌های منظم سیستم و استفاده از قابلیت‌های جدید، می‌تواند بهره‌وری و تجربه کاربران را به شکل چشم‌گیری بهبود بخشد. در نتیجه مدیر سیستم پیام‌گستر باید همواره از به‌روزرسانی‌های جدید و تغییرات فصلی آگاه باشد و آن‌ها را به موقع به سازمان معرفی کند. شناسایی فرصت‌ها برای گسترش کارکرد سیستم و اجرای بهینه‌سازی‌های لازم، از دیگر وظایف او خواهدبود.
۸. آموزش و ایجاد عادات کاری پایدار
در فضای فناوری که همواره در حال تغییر است، یادگیری مداوم و توسعه مهارت‌های جدید از اهمیت بالایی برخوردار است. مدیر سیستم پیام‌گستر باید به طور مداوم از منابع آموزشی موجود مانند دوره‌های آموزشی، وبینارها، و مستندات راهنمای پیام‌گستر استفاده کند تا با جدیدترین تحولات و ابزارهای مرتبط آشنا شود. این روند یادگیری به او کمک می‌کند تا همواره در صدر تغییرات باقی بمانید و بهترین راهکارها را برای سازمان خود ارائه دهد.
علاوه بر ارتقا شخصی، مدیر سیستم باید برای آموزش کاربرد نرم‌افزار به پرسنل، برنامه‌ریزی داشته‌باشد. آموزش صحیح به همراه ایحاد عادات کاری پایدار یکی از مهم‌ترین اصل‌های کارآمدی نرم‌افزار در یک سازمان است. به خاطر داشته‌باشید که حتی اگر جامع‌ترین نرم‌افزار را در سازمان داشته‌باشید و آن را به بهترین نحو ممکن پیاده‌سازی کرده‌باشید، در شرایطی که کاربرانتان به درستی از آن استفاده نکنند، شما خروجی مطلوبی از این ابزار نخواهیدداشت. برای اطمینان از استفاده‌ی مناسب، این سه اصل را فراموش نکنید: آموزش مدون، بازبینی دوره‌ای، تعمال مستمر با کاربران. فراموش نکنید که با ایجاد عادات کاری موثر و فرهنگ سازمانی قوی (برای ایجاد حس مسئولیت در قبال داده‌های ورودی) نه تنها می‌توان کارایی نرم‌افزار را بهبود بخشید، بلکه می‌توان محیطی پایدار و امن برای کاربران فراهم کرد.
خلاصه نتایج
در این بخش با مدیر سیستم، ویژگیهای شخصیتی وی و همچنین شرح وظایفش آشنا شدید. با خود صادق باشید و ببینید که آیا می‌توانید این وظایف را به عهده بگیرید یا خیر. فراموش نکنید که شما به عنوان مدیر سیستم نقش چشم‌گیری در تجربه‌ی کاربران در استفاده از نرم‌افزار دارید. شما می‌توانید با مهارت‌های فنی، مدیریتی و ارتباطی خود بستر مناسب برای استفاده بهینه از نرم‌افزار را در سازمان خود فراهم کنید.
اگر تصمیم گرفتید که مدیر سیستم پیام‌گستر باشید، سعی کنید که از مراجع آموزشی مختلف مانند مستندات راهنمای پیام‌گستر، وبینارها، دوره‌ها و ویدئوهای آموزشی استفاده کنید و از تجربه سایر مدیران سیستم در پیاده‌سازی نرم‌افزار بهره ببرید. بررسی نمونه‌های اجرایی و تجربیات سازمان‌های مختلف می‌تواند در ارائه راه‌حل برای شما الهام‌بخش باشد. شما به عنوان یک مدیر سیستم، تجارب ارزشمندی در زمینه‌ی شناخت صنایع مختلف و فرآیندهای آن به دست می‌آورید و با حل هر چالش، گامی در راستای ارتقاء خود در زمینه‌ی حل مسئله برمیدارید.