راهنمای کامل پیش‌بینی فروش
علاوه بر اینکه باید هر سال یک چارچوب برای برنامه پیش‌بینی فروش خود طراحی کنید، باید هر از چند گاهی استراتژی‌های خود را تغییر دهید تا بتوانید رشد کنند.
با فرآیندها و ابزارهای پیش‌بینی مناسب، شرکت خود را برای رشد درآمد قابل پیش‌بینی آماده کنید.
پیش‌بینی فروش نه تنها یک علم، بلکه یک هنر است. پیش‌بینی‌های دقیق فروش باعث خوشحالی مدیران و سلامت کسبوکار می‌شود. در این مقاله، به هر آنچه که باید در مورد پیش‌بینی فروش بدانید، پرداخته شده است تا بتوانید تصویر واضحی از فروش پیش‌بینی‌شده شرکت خود داشته باشید. اگر مدیر فروشی هستید که با عناصر «چه کسی» و «چه چیزی» در پیش‌بینی فروش آشنایی و در آن تبحر دارید، مقاله را از بخش نحوه طراحی برنامه پیش‌بینی فروش مطالعه کنید.
پیش‌بینی فروش چیست؟
پیش‌بینی فروش عبارتی است که به درآمد مورد انتظار فروش اشاره دارد. پیش‌بینی فروش تخمین می‌زند که شرکت شما، در یک دوره زمانی خاص (مثلاً سه ماه یا یک سال) چقدر می‌خواهد بفروشد. پیش‌بینی‌های فروش خوب، این کار را با درجه بالایی از دقت انجام می‌دهند. بدیهی است که در این پیش‌بینی‌ها، هر چه از داده‌های بیشتر و دقیق‌تری استفاده شده باشد، پیش‌بینی دقیق‌تر و بهتر خواهد بود.
در راس یک پیش‌بینی فروش دقیق، فرهنگ داده‌ی قوی وجود دارد. فرهنگ داده قوی نیازمند این است که داده‌های فروش برای همه‌ی افراد شرکت در دسترس باشد و همه تیم‌ها نقش خود را در به‌روز نگه داشتن ایفا کنند. هوش مصنوعی و اتوماسیون می‌توانند در این موضوع نقش قابل توجهی داشته باشند. در بخش ابزارهای پیش‌بینی درآمد فروش، بیشتر به این موارد می‌پردازیم. پیش‌بینی فروش، به دو سوال کلیدی پاسخ می‌دهد:
- چقدر: برای هر فرصت فروش می‌توان یک مقدار تخمینی در نظر گرفت که برای کسبوکار به همراه می‌آورد. چه ۱۰ میلیون باشد چه ۱۰ میلیارد، تیم‌های فروش باید مبلغ مشخصی را برای آن تعیین کنند. برای تعیین یک رقم مشخص، آن‌ها هر آنچه را که در مورد مشتری بالقوه می‌دانند، در نظر می‌گیرند.
- چه زمانی: در نظر گرفتن پیش‌بینی‌های فروش ماهانه، سه ماهه یا سالانه، زمانی را مشخص میکند که تیم فروش انتظار دارد درآمد حاصل شود.
پیش‌بینی فروش، صرفاً با این دو نکته، کار آسانی نیست. بنابراین تیم‌های فروش عوامل مهم دیگری از جمله «چه کسی»، «چه چیزی»، «کجا»، «چرا» و «چگونه» را در پیش‌بینی‌هایشان در نظر می‌گیرند:
- چه کسی: تیم‌های فروش مسئول پیش‌بینی فروش هستند.
- چه چیزی: پیش‌بینی‌ها باید بر اساس راه‌حل‌های دقیقی باشند که قصد فروش آن را دارید. این راه‌حل‌ها بر اساس مشکلات مطرحی مشتریان بالقوه تعیین می‌شوند که شرکت شما می‌تواند به صورت منحصربه‌فردی آن‌ها را حل کند.
- کجا: تصمیم خرید کجا گرفته می‌شود و محصولات کجا استفاده می‌شوند؟ تیم‌های فروش زمانی که به مرکز فعالیت نزدیکتر می‌شوند (حداقل برای بازدید) مشاهداتشان دقت بالاتری دارد.
- چرا: چرا مشتری بالقوه یا مشتری فعلی در حال بررسی خدمات جدید است؟ آیا اتفاق مهمی افتاده که آن‌ها را وادار به بررسی کند؟ اگر کاری انجام ندهید، معامله ممکن است متوقف شود.
- چگونه: مشتری بالقوه چگونه در مورد خرید تصمیم‌گیری میکند؟ اگر در پیش‌بینی خود شیوه‌ی خرید آن‌ها در گذشته و حال را در نظر نمی‌گیرید، ممکن است دچار ابهام و سردرگمی شوید.
چرا پیش‌بینی فروش مهم است؟
پیش‌بینی این امکان را به رهبران می‌دهد که اهداف فروششان را واقع‌بینانه تعیین کنند، سهم فروش قابل دستیابی و انگیزشی برای کارشناسان فروش در نظر بگیرند و درآمد مورد انتظار را اندازه‌گیری کنند. پیش‌بینی فروش همچنین به بودجه‌بندی شرکت و تصمیمات مربوط به هزینه کمک میکند. اگر پیش‌بینی‌ها نادرست باشند، کسب‌وکارها ممکن است در سرمایه‌گذاری زیاده‌روی کنند (که آن‌ها را در موقعیت پرخطری قرار می‌دهد) و سهمیه‌های دست‌نیافتنی تعیین کنند (که روحیه کارشناسان فروش را تضعیف میکند).
به منظور درک اهمیت پیش‌بینی فروش برای سلامت کسبوکار، بیایید سناریوهای زیر را بررسی کنیم:
ساخت خودرو برای خودروسازان زمان زیادی می‌برد و زنجیره تامین پیچیده‌ای دارد. چرا که باید مطمئن شوند که دقیقاً در زمان نیاز به ساخت خودرو، قطعات خودرو در دسترس هستند. در این شرایط، تعداد خودروهای موجود برای خرید، پاسخگوی تقاضا خواهد بود.
وقتی چیزی را آنلاین می‌خرید، چه از یک فروشگاه بزرگ باشد چه از یک بوتیک کوچک، یک زمان تخمینی برای تحویل کالا به شما گفته می‌شود. اگر کالا، یک روز یا یک هفته دیرتر از زمان وعده داده شده به دست شما برسد، این تاخیر رضایت شما از شرکت را تحت تاثیر قرار داده و تمایل شما برای خرید مجدد از این شرکت را کاهش می‌دهد.
پیش‌بینی فروش به سناریوهای فوق شبیه است. این امر به همه‌ی منابع طرح کسبوکار برای ارسال محصولات، پرداخت هزینه بازاریابی، استخدام کارمندان و موارد دیگر کمک میکند. پیش‌بینی دقیق فروش، سیستم را طوری تنظیم میکند که بتواند تقاضای مشتری را چه امروز و چه در آینده برآورده کند. در تیم‌های فروش، وقتی درآمد فروش، در دوره‌ی زمانی تخمین‌زده شده به دست می‌آید، رهبران و همکاران را راضی نگه می‌دارد. درست مانند محموله‌ای که به موقع می‌رسد.
اگر پیش‌بینی‌ها درست نباشند، شرکت با چالش‌هایی مواجه می‌شود که همه‌ی ابعاد، از قیمت‌گذاری گرفته تا تحویل محصول به کاربر نهایی را، تحت تاثیر قرار می‌دهد. در حالی که اگر پیش‌بینی‌ها درست باشد و سهمیه‌های فروش برآورده شود، شرکت می‌تواند سرمایه‌گذاری‌های بهتری انجام دهد، احتمال دارد که بتواند به جای ۱۰ توسعه‌دهنده، ۲۰ توسعه‌دهنده جدید استخدام کند یا در منطقه‌ای جدید یک دفتر فروش جدید افتتاح کند.
چه کسی مسئول پیش‌بینی فروش است؟
هر سازمان برای پیش‌بینی فروش خود مالک متفاوتی تعریف میکند. تیم‌هایی که در لیست زیر قرار دارند، معمولاً به عنوان مسئول پیش‌بینی در نظر گرفته می‌شوند:
- رهبران محصول: مشخص می‌کنند که چه محصولاتی در چه زمانی برای فروش در دسترس خواهند بود.
- رهبران فروش: آن‌ها رقم‌های فروشی که تیم‌هایشان می‌توانند محقق کنند را مشخص می‌کنند. بسته به سابقه مدیران، نحوه پیش‌بینی آن‌ها متفاوت است. برای مثال، مدیران رده‌ی اول (مدیرانی که بر عملکرد روزانه نظارت می‌کنند)، اصولاً برای پیش‌بینی تعداد فرصت‌ها را در نظر می‌گیرند. در حالی که مدیران رده‌ی سوم (مثل مدیرانی که در سطح مدیریت تحول قرار دارند) مجموعه وسیعی از اعداد و نرخ‌ها را برای پیش‌بینی کلی در نظر می‌گیرند.
- کارشناسان فروش: آن‌ها آمار فروششان را به مدیران خود گزارش می‌کنند.
مهم نیست که یک شرکت چگونه و از چه روشی فروشش را پیش‌بینی میکند، اما فرآیند آن باید شفاف باشد. در پایان روز، رهبران فروش باید مسئول گزارش یک رقم باشند. در هر شرایطی، آن‌ها مسئول پیش‌بینی هستند.
چه کسی از پیش‌بینی فروش استفاده میکند؟
پیش‌بینی‌های فروش تقریباً همه بخش‌های کسبوکار را تحت تأثیر قرار می‌دهند. به عنوان مثال، بخش مالی از پیش‌بینی فروش برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه سرمایه‌گذاری سالانه و فصلی استفاده میکند. مدیران محصول از آن‌ها برای برنامه‌ریزی در مورد تقاضا برای محصولات جدید استفاده می‌کنند. بخش منابع انسانی از پیش‌بینی‌ها استفاده میکند تا نیازهای سازمان در زمینه‌ی جذب نیرو را با وضعیت آینده‌ی شرکت متناسب کند.
در برخی سطوح، پیش‌بینی فروش بر همه افراد شرکت تأثیر می‌گذارد.
اهداف پیش‌بینی فروش چیست؟
هدف اصلی پیش‌بینی فروش، ترسیم تصویری دقیق از فروش مورد انتظار است. رهبران هنگام تهیه نقشه راه (roadmap) عملیاتی و بودجه خود از این ارقام استفاده می‌کنند. اگر آن‌ها به رشد پیش‌بینی شده اطمینان داشته باشند، می‌توانند برنامه‌ریزی کنند.
آن‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که راه‌های ارتباطی بیشتری برای ارائه خدمات به مشتری داشته باشند، برای رویدادهای بازاریابی بیشتری هزینه کنند، یا بیشتر در حوزه روابط عمومی سرمایه‌گذاری کنند. آن‌ها می‌توانند در زمینه خرید و ارتقاء تجهیزات (که هر چه می‌گذرد گران‌تر می‌شوند) چند قدم جلوتر باشند. بدون پیش‌بینی فروش، رهبران تصمیمات مهم خود برای هزینه‌ها را، در تاریکی و بدون داشتن چشم‌اندازی از وضعیت می‌گیرند. اگر فروش طبق برنامه پیش نرود، ممکن است شرکت‌ها مجبور به تعدیل نیرو، کاهش پشتیبانی یا توقف توسعه محصول شوند.
چگونه یک برنامه پیش‌بینی فروش طراحی کنیم؟
پیش‌بینی فروش را مانند یک عضله در نظر بگیرید؛ نه یک to-do لیست. شما باید هر سال یک چارچوب جدید برای برنامه پیش‌بینی فروش خود طراحی کنید و استراتژی‌های خود را هر چند وقت یکبار تغییر دهید تا بتوانید کسب‌وکارتان را ارتقاء دهید.
با تمرکز بر ۳ فعالیت اصلی، با تیم یک برنامه پیش‌بینی فروش تهیه کنید:
- محاسبه تعداد و دوره زمانی: برنامه شما باید توضیح دهد که مبلغ تخمینی را چگونه محاسبه می‌کنید و بازه‌های زمانی آن چقدر خواهد بود.
- مرور و بازنگری: باید برای بررسی پیش‌بینی در نقاط عطف کلیدی برنامه‌ریزی کنید و در صورت لزوم آن را اصلاح نمایید. اکثر رهبران فروش، پیشرفتشان را به صورت روزانه، مطابق با پیش‌بینی پیگیری می‌کنند. اما شما به برنامه‌ریزی یک چک‌لیست سه‌ماهه هم نیاز دارید. مطمئن شوید که از به‌روزترین و آخرین داده‌های ابزارهای اتوماسیون فروش و یا CRM استفاده می‌کنید.
- شکستن الگوها: حتی بهترین سازمان‌های فروش هم باید هر چند وقت یکبار فرآیند فروش خود را تغییر دهند. چرا که شکستن الگوهای فعلی می‌تواند به شما کمک کند تا برای پیش‌بینی دقیق‌تر، راه‌های جدیدی پیدا کنید. پیش‌بینی‌های skip-level را امتحان کنید، سؤالات مختلف بپرسید، حامیان اجرایی را مرور کنید و زوایای مختلف داده‌ها را در نظر بگیرید.
در زمان‌های غیرمنتظره، برای پیش‌بینی‌ها چه اتفاقی می‌افتد؟
رویدادهای غیرمنتظره تاثیر زیادی بر پیش‌بینی فروش شما دارند. فجایع آب‌وهوایی یا بحران‌های اقتصادی، همگی به طور چشمگیری پیش‌بینی شما را تغییر می‌دهند. آنچه فکر می‌کردید در مورد رشد درآمد مورد انتظار می‌دانید، می‌تواند به طور ناگهانی تغییر کند.
به محض اینکه یک اتفاق غیرمنتظره رخ می‌دهد، رهبران فروش و مالی در شرکت‌ها به سرعت می‌خواهند جواب پرسش‌های زیر را بدانند:
- Pipeline امروز ما چطور به نظر می‌رسد؟
- بهترین و بدترین سناریوها چه هستند؟
- پیش‌بینی‌ها نسبت به یک هفته یا یک ماه قبل چقدر و چگونه تغییر کرده‌است؟
پیش‌بینی شما منابع، تعداد کارمندان و موارد دیگر را شامل می‌شود. بنابراین اگر چه ممکن است همه چیز به سرعت در حال تغییر باشد، اما احتمالاً شما قصد دست کشیدن از پیش‌بینی خود را نخواهید داشت. به جای تلاش برای محاسبه مجدد پیش‌بینی خود بر اساس حدسیات و برآوردهای نامطمئن، بهترین کار این است که از اطلاعات CRM خود کمک بگیرید تا در هر لحظه، دید دقیقی از وضعیت معاملات و Pipeline فروشتان داشته باشید.
در طول دوره‌ی بحران، کارشناسان فروش باید تمامی اطلاعات و داده‌ها را به درستی در CRM ثبت کنند تا رهبران بتوانند دید دقیق و شفافی نسبت به pipeline فروش که به سرعت در حال تکامل است، داشته باشند. این داده‌ها در تصمیم‌گیری بهتر در مورد اینکه کارشناسان باید در کدام نقاط متمرکز شوند، به آن‌ها کمک میکند. بدین شکل هم از کارشناسان فروش حمایت کرده‌اند و هم می‌توانند پیش‌بینی‌های جدید داشته باشند. به خاطر داشته باشید که کیفیت پیش‌بینی شما، به کیفیت داده‌هایی که از کارشناسان تیمتان دریافت می‌کنید بستگی دارد. در زمان‌های نامشخص، دسترسی سریع به داده‌های فروش و توانایی تغییر منطقه فروش و استقرار منابع بر اساس آن، می‌تواند تعیین‌کننده‌ی تداوم و یا انحلال کسبوکار شما باشد. هیچ عصای جادویی برای یک پیش‌بینی فوق‌العاده در شرایط بحرانی یا غیرمنتظره وجود ندارد. اما به‌روزرسانی دقیق اطلاعات Pipeline و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌های فروش، بیشتر از آنچه که فکر می‌کنید در شناسایی روندها و تصحیح پیش‌بینی‌هایتان به شما کمک میکند.
همدلی و اهمیت دادن همیشه مهم است؛ اما در این شرایط مهم‌تر هم می‌شود. همدلی با چالش‌های مشتریان و اهمیت دادن به کارشناسان فروشتان باید برایتان در اولویت باشد. کاری کنید که شرکای داخلی و خارجی‌تان به شما اعتماد کنند. این اعتماد به شما کمک میکند تا در آینده دوباره رشد کنید.
پیش‌بینی‌های فروش چقدر دقیق هستند؟
طبق گفته گارتنر، تنها ۴۵٪ از رهبران فروش به پیش‌بینی‌های فروش سازمان خود اطمینان دارند. وارد کردن اطلاعات توسط کارشناسان فروش، بخشی از کار آن‌هاست؛ اما مشکل اینجاست که احتمال ورود اطلاعات نادرست توسط آن‌ها زیاد است.
اینجاست که اهمیت فرهنگ داده‌ی قوی مشخص می‌شود. برای پیش‌بینی دقیق‌تر، همه افراد در چرخه فروش، از کارشناسان گرفته تا مدیران و مدیران اجرایی، باید در اطمینان از صحت اطلاعات (اینکه این اعداد منعکس‌کننده آخرین واقعیت هستند) سهم داشته باشند. کارشناسان می‌توانند اطلاعات مشتریان بالقوه را به‌روز نگه دارند، مدیران می‌توانند پیشرفت Pipeline را دنبال کنند و رهبران می‌توانند نحوه پیروی تیم‌ها از اعداد پیش‌بینی شده را بررسی کنند. هوش مصنوعی می‌تواند در تشخیص اشتباهات در طول مسیر، به همه‌ی آن‌ها کمک کند.
از چه ابزارهایی برای پیش‌بینی درآمد فروش استفاده می‌کنید؟ و سیستم‌های CRM چگونه درآمد را پیش‌بینی می‌کنند؟
CRM به رهبران فروش یک دید آنی و در لحظه از پیش‌بینی کل تیم‌شان می‌دهد. این ابزار با فراهم آوردن این موارد، پیش‌بینی فروش را برای شما ممکن می‌سازد:
- یک نمای دقیق از کل کسبوکار: CRM با ارائه‌ی نمای کاملی از Pipeline فروش، پیش‌بینی‌های جامعی برایتان فراهم میکند.
- ردیابی بازیگران برتر شما: ببینید کدام کارشناسان فروش در مسیر رسیدن به اهداف خود (زدن تارگت فروشش) جدول امتیازات را جابجا میکند.
- پیش‌بینی برای تیم‌های فروش پیچیده: تقسیم‌‌بندی همپوشانی‌ها (تداخلات منطقه‌ها) به شما این امکان را می‌دهد که مبالغ مناسب را بر اساس درآمد، ارزش قرارداد و موارد دیگر برای هم‌پوشانی‌های فروش در نظر بگیرید.
پیش‌بینی بر اساس مجموعه‌ای از فرصت‌ها انجام می‌شود. می‌توانید پیش‌بینی را به عنوان مجموعه‌ای از پول یا مقدار در برابر مجموعه‌ای از ابعاد در نظر بگیرید: مالک، زمان، دسته‌های پیش‌بینی، خانواده محصول و منطقه. در پیش‌بینی‌ها می‌توانید با هر کس که لازم است همکاری کنید تا ببینید فرصت‌ها چگونه در حال انباشته شدن هستند. از طریق رهبر فروش، واحد عملیاتی، مدیر و افراد مجموعه، جزئات فرصت‌ها را بررسی کنید.
یکی از ابزارهایی که می‌تواند راهنمای خوبی برای CRM باشد، هوش مصنوعی است. ابزار هوش مصنوعی برای فروش، دیدگاهی خنثی در مورد آنچه واقعاً در فروش اتفاق می‌افتد، ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، هوش مصنوعی می‌تواند متوجه شود که یک فرصت سه فصل متوالی از دست رفته است (یافته‌ای که برای کشف آن به گذر زمان نیاز دارید). هوش مصنوعی را به عنوان دانشمند شخصی خود در نظر بگیرید که پیش‌بینی و عملیات فروش شما را به سطح جدیدی ارتقاء می‌دهد.
ابزارهای هوش مصنوعی که برای پیش‌بینی استفاده می‌شوند، نگاهی به داده‌های سابق فروش می‌اندازند تا نگاهی اجمالی به آنچه در آینده انتظار می‌رود را به شما ارائه دهند. هوش مصنوعی عواملی مانند نرخ موفقیت یا تعداد جلسات مشتری را تجزیه‌و‌تحلیل میکند. برخی از حدس و گمان‌ها یا به عبارتی ابهامات پیش‌بینی فروش را از بین می‌برد و به شما کمک میکند تا به اعداد دقیق‌تری برسید. سعی کنید حداقل داده‌های فروش ۱۲ ماه تجزیه‌و‌تحلیل کنید. در غیر این صورت، ممکن است داده‌ها برای پیش‌بینی فروش دقیق کافی نباشند.
پیش‌بینی با CRM در مقایسه با روش‌های دیگر
وقتی به جای اکسل از CRM استفاده می‌کنید، پیش‌بینی فروش به طور قابل توجهی دقیق‌تر می‌شود. هنگامی که یک شرکت تازه شروع به کار میکند، تیم‌های فروش معمولاً برای محاسبه پیش‌بینی فروش خود از اکسل یا ایده‌های دیگر استفاده می‌کنند. این ابزارها ممکن است برای مدتی کار کنند، اما در نهایت، متوجه خواهید شد پاسخگوی مقیاس بزرگ نیستند.
واقعیت این است که امروزه فروش از هر زمانی پیچیده‌تر است. این پیچیدگی شامل همه چیز می‌شود، از نحوه عملکرد کمپین‌های تولید تقاضا گرفته تا نحوه برقراری تماس‌های تلفنی شما تا مشتریان بالقوه. اگر می‌خواهید بیشتر بفروشید، بیشتر (و البته بهتر) از CRM استفاده کنید.
پاسخ‌ها